شما بايد طى دو ماه اول كار خود با تك تك زيردستان واحدتان، حداقل يكبار، به گفت و گو بنشينيد.

البته اين كار را طى هفته اول انجام ندهيد، زيرا بايد به زيردستانتان اين فرصت را بدهيد كه به وجود شما در واحد عادت كنند. وقتى زمان صحبت فرا رسيد، بايد زيردستان را به دفتر خود بخوانيد و طى گفت و گويى رسمى و بدون شتابزدگى، از نظرات آنها مطلع شويد.

هرگز بيش از آنچه لازم است، صحبت نكنيد. اين صحبت رسمى شما، صرفاً براى اين است كه ديگران بتوانند با شما ارتباط برقرار كنند. نه آنكه شما سخنورى كنيد. ( آيا هرگز توجه كرده‏ايد كه هر چه بيشتر به طرف مقابل فرصت صحبت كردن بدهيد، اطلاعات بيشترى كسب مى‏كنيد؟) 

اگر چه نگرانيها و نظرات شخصى كارمند بسيار مهم است، اما ارجح است كه صحبت را به مباحث مربوط به كار محدود كنيد.

برخى اوقات تعيين اين نوع محدوده‏ها و مرزها بسيار دشوار است، زيرا ممكن است مشكلات خانوادگى بيش از هر چيز ديگر كارمند شما را آزار دهد و او حتى دراين زمينه نيز لب به سخن‏بگشايدو چيزهايى بگويد، اما شما هميشه بايد از اظهار نظرهاى شخصى در مورد مسايل خصوصى كاركنان خود احتراز كنيد.

صرفاًبه دليل اين كه رييس شده‏ايد، نبايد تصور كنيد كه حالا ديگر كارشناس كليه مسايل و مشكلات شخصى زيردستان خود نيز هستيد.

به حرفهاى آنان با دقت گوش بدهيد، زيرا اغلب آنها فقط مايلند كه كسى به صحبتهاى آنها گوش كند.  البته بايد بطور كامل و خالصانه به زيردست و مسايل وى علاقه‏مند بود و نمى‏توان تظاهر به اين امر كرد، زيرا طرف مقابل اين مساله را بخوبى درك مى‏كند.

روش خوبى كه ميتوان در اين خصوص به كار برد، اين است كه در حين صحبت نبايد چيزى بگوييم كه نشان دهنده‏ى تمايل ما به خاتمه‏ى گفت و گو باشد.

نبايد اين احساس را در ديگرى به وجود آورد كه بايد فورا محل ديدار و گفت و گو را ترك كند .مثلا اگر گفت و گوى شما فقط ده دقيقه طول كشيده است و شما بگوييد گفت و گوى خيلى خوبى داشتيم كارمند فورا پى مى‏برد كه اين جمله به معناى خاتمه‏ى صحبت است.

اگر مى‏خواهيد كاركنانتان فكر كنند كه گفت و گوى صميمانه يى با شما دارند، هرگز به عنوان خاتمه دهنده‏ى گفت و گو عمل نكنيد. اما مواقعى وجود دارد كه بايد به گفت و گوخاتمه داد. براى اين كار راههايى اصولى و صحيح وجود دارد. 

راههاى خاتمه دادن به گفت و گوها  خوب است در اينجا نمونه هايى براى خاتمه دادن به گفت و گوها بيان شود.

دو هدف از ارايه ى اين نمونه‏ها وجود دارد:

يكى اين كه زمانى كه اين روشهادر مورد خود شما به كار مى‏رود، با آنها آشنايى داشته باشيد، دوم اين كه خودتان در زمانهاى مقتضى از آنها استفاده كنيد.

اگر چه بايد در برخى مواقع (نظير مواردى كه با كارمندانتان براى نخستين بار صحبت مى‏كنيد) از به كار بردن آنها اجتناب كنيد، اما به هر حال اين راهها به عنوان ابزارى محسوب مى‏شوند كه بايد در جعبه ابزار مديريتى شما وجود داشته باشند. 

اگر در دفتر شخص ديگر مشغول صحبت هستيد و مى‏بينيد كه ميزبان شما، قبل از اين كه تلفن زنگ بزند، دستش را روى گوشى تلفن مى‏گذارد، بايد متوجه شويد كه اين كار بعنوان نشانه‏يى براى خاتمه دادن به گفت و گو است. 

وى با اين عمل مى‏گويد: به محض اين كه برويد، قصد دارم تلفن بزنم. روش ديگر اين است كه ميزبان شما نامه‏يى را از روى ميز خود بردارد و در حين صحبت شما، مرتبا به آن نگاه كند. 

روش ديگر براى خاتمه دادن به صحبت اين است كه ميزبان طورى صندلى خود را در پشت ميزش جابه جا مى‏كند كه گويى قصد دارد از جايش برخيزد و اگر اين حركت كارساز نباشد و طرف مقابل متوجه نشود، از جا بلند مى‏شود.

اين كار هميشه منظور اصلى را منتقل مى‏سازد. البته اين روش خيلى صريح و بى پرده به نظر مى‏رسدكه بايد از آن پرهيز كرد، اما برخى اوقات كاملاًضرورى است.  لازم است اين نوع نشانه‏هاى خاتمه دادن به گفت و گو را بشناسيم.

البته راههاى ديگرى نيز وجود دارند كه استفاده از آنها براى افراد مختلف، متفاوت است