رفتارهارا ارزیابی کنید نه شخصیت افراد را:
به خاطر داشته باشید که هنگام انجام ارزشیابی، رفتارها را توضیح دهید نه شخصیتها یا نگرشها را، واقعیتهای رفتاری مشخص عینی را ذکر کنید.
از اظهارنظرهای ذهنی که مبین ارزیابیشما ازشخصیت کارمند است اجتنابکنید.نوشتن اینکه کارمند "تنبل و درونگرا است و برای کامل کردن کارهای خود پیوسته به راهنمایی احتیاج دارد" یک ارزیابی رفتاری نیست. در عوض، سرپرست می تواند بنویسد که "کارمند به موقع کارهای خود را انجام نمی دهد، بدون دویاسه بار یادآوری، گزارش فعالیت خود را تکمیل نمی کند و تا زمان بررسی کار او و تأیید صحت آن، کار را متوقف می کند."
ارزشیابی را خوب بنویسید:
مدیرانتوانائیهای نوشتاری متفاوتیدارند. برخیازآنها درنوشتن ارزشیابی چندان مهارت ندارند و بدین موضوع اعتراف می نمایند اما برخی دیگر عدم مهارت خود را نمیپذیرند. در نتیجه این احتمال وجود دارد که کارکنان متوسط و استثنایی به دلیل ضعف مدیران در تهیه ارزشیابی، تنبیه شوند.
از سوی دیگر بسیاری ازکارکنان ضعیف ناعادلانه ارزشیابی خوبی گرفتهاند و به دلیل ضعف نوشتاری مدیران به جنبه های منفی کار خود نیز واقف نگردیدهاند.
سرپرستانی که از مهارتهای نوشتاری خود راضی نیستند یا با ارزشیابیهـای پـر دردسـر سـروکـار دارند، باید از راهنمائیهای سایر مدیران استفاده کنند. از اینرو توصیه میشود پیشنویس ارزشیابی را تهیه نمائیدو به سایر سرپرستان اجازه دهید تا به طور دقیـق آن را بررسـی و اشـکالات آن را مشخص کنند.
سعی کنید در نوشتن زبـان دقیقی را به کار برید و برای نوشتن صحیح ارزشیابی وقت کافی بگذارید.
از اشتباهات معمول در ارزشیابی اجتناب کنید:
سرپرستان باید از اشتباه رایج در ارزشیابی که اصطلاحاً "حالت سایه انداختن" گفتـه میشـود و موجـب کاهـش اثر بخشـی و اعتماد کمتر به فرآیند ارزشیابی میشوند اجتنابکنند.
"حالتسایهانداختن" بیانگر نوعی ارزشیابیاستکه سرپرستان یک جنبه مثبت از عملکرد کارمند را چنان برجسته میسازند که سایر جنبههای کاری وی تحت الشعاع آن قرار می گیرد. مثلاً ، سرپرست "کیفیت کار" کارمند را "عالی" ارزیابی مینماید و سپس به صورتی غیر اصولی سایر جنبهها را "عالی" ارزیابی می کند در حالی که ممکن است سایر جنبه های کار وی فقط "خوب "یا "متوسط" باشند.
عکس این حالت زمانی نیز اتفاق می افتد که سرپرستان یک جنبه از عملکرد را "ضعیف" ارزیابی می کنند و سپس آن را به سایر جنبه ها تعمیم می دهند. این نوع اشتباهات میتواندبهسرعت اثربخشی یکسیستم ارزشیابی را از بین برده و در غایت به روحیه کارمند صدمه بزند.
چگونگی ارائه ارزشیابی مکتوب را برنامه ریزی کنید:
پیش از جلسه با کارمند به منظور بحث درمورد ارزشیابی، چند دقیقه ای را صرف مطالعه مدارک خود بکنید.
افکار خود را متمرکز کرده و تصمیم بگیرید که چگونه عمل کنید. به برخی از جنبه های حساس در ارزشیابی باید توجه کافی نمود.
افزون بر این آیا می توانید ارزشیابی را با مثالهایی از عملکرد کارمند توجیه کنید؟ آیا مدارک شما کامل اند؟ آیا موضوعهایی وجود دارند که میخواهید از طرح آنها اجتنابکنید؟ قضاوتهای شما براساس رفتار کارمند یا شخصیت او شکل گرفته است؟ آیا در ارزشیابی به نمونه های مشخصی استناد شده است؟ آیا ارزشیابی نارسائیهایی را توضیح می دهد که شما قبلاً درمورد آنها با کارمند مشورت نکرده اید؟ اگر چنین است، این موارد ارزش یادآوری دارند؟
صرف چند دقیقه برای برنامه ریزی و تنظیم ارزشیابی می تواند از ایجاد اختلاف بین کارکنان جلوگیری نماید و مانع جریحه دار شدن احساسات کارکنان گردد.
ادامه دارد
