تركيب نيروي انساني

بخشها و واحدهاي سازماني كه به امر مطالعات و تدوين سيستمها و روشها مشغول هستند معمولاً داراي تركيبي از متخصصان و كارشناسان در رشته هاي مختلفند. نوع تخصص و دانش كارشناسان اين واحدها تا حد زيادي به اهداف و ساختار و ماهيت عملياتي سازمان مربوط مي شود.

سازمان هايي كه فعاليت آنها ماهيت خدماتي دارد و نوع فعاليتشان اداري و تشكيلاتي است (مانند بيشتر سازمانهاي دولتي). متخصصين تدوين سيستمها از بين افراد مجرب و تحصيل كرده در رشته هاي اداري و تشكيلاتي همانند رشته هاي مديريت، علوم ادراي، كامپيوتر و ديگر رشته هاي مشابه انتخاب مي شوند.

اما در سازمانها و موسسات صنعتي يا توليدي كه كار و فعاليت آنها از جنبه هاي مختلف و متفاوت خدماتي- صنعتي تشكيل يافته، متوليان امر علاوه بر اينكه بايستي در رشته هاي ياد شده داراي تخصص و تبحر باشند، لازم است از علوم فني و مهندسي نيز بهره مند بوده و با مفاهيم مهندسي با گرايش هاي مربوط به فعاليت سازمان آشنا باشند.

سلسله مراتب

از نظر سلسله مراتب سازماني، مسئول ارشد واحد سيستمها و روشها زير نظر مستقيم مديريت ارشد سازمان انجام وظيفه مي كند.

تاكيد بر رابطه مستقيم بدين علت است كه سياستها و اهداف رهبري سازمان به سرعت و با دقت به واحدهاي مطالعاتي منتقل مي شود و امكان انحراف از سياستها و اهداف را در طراحي و تدوين روشها به حداقل مي رساند.

همچنين ابهامات و موانع احتمالي موجود در طراحي و تدوين روشها، با ايجاد ارتباط مستقيم به سرعت رفع و تعيين تكليف مي شود.

ابزار و روشهاي انجام كار

ابزار و روشهاي مورد استفاده در طراحي و بازنگري سيستمها و روشها تقريباً ساده است. در بررسي و تدوين يك روش انجام كار ابتدا مطالعات ميداني شامل مشاهده فرايند، مصاحبه، مطالعه اسناد و مدارك و تاريخچه، توزيع پرسشنامه، شناسايي منابع و نيروي انساني به عنوان مقدمه كار انجام مي پذيرد و اطلاعات لازم جمع آوري مي شود.

در مرحله بعد، اطلاعات جمع آوري شده از نظر در جه اعتبار و سَنَديّت مورد بررسي قرار گرفته و پس از استخراج پارامترهاي اصلي و موثر، جلسات بحث و بررسي با حضور كارشناسان و در صورت نياز عوامل ذيربط ساير واحدها تشكيل مي شود.

همزمان با شكل گيري طرح اوليه، با استفاده از علوم و فنون تجزيه و تحليل آماري و نرم افزارهاي مهندسي، تاثيرات فني و مادي طرح، مورد تجزيه و تحليل قرار مي گيرد و اثربخشي آن در دراز مدت و يا كوتاه مدت مورد سنجش قرار گرفته و ميزان همسويي طرح با اهداف و سياستهاي سازمان تعيين مي شود.

در انتهاي كار، طرح تكميلي به همراه گزارش فني و تفصيلي به منظور تصويب نهايي به مسئولين ارشد سازمان ارايه مي شود.

واگذاري ماموريتها

 ترديدي نيست كه براي بهره برداري بهتر از منابع و امكانات و تكنولوژي در حال گسترش، سازمانها به تقويت و پشتيباني از فعاليتهاي سيستماتيك و هماهنگ روي خواهند آورد.

سازمانهاي بزرگ ناگزير از ايجاد واحدهايي هستند كه با نگاهي جامع و كامل عوامل موثر بر سرنوشت سازمان را زير نظر گرفته و با تدوين و ارايه روشها، اصول و طرحهاي بلند مدت، سازمان را براي دستيابي به اهداف خود ياري رسانند.

براي رسيدن به چنين اهدافي واگذاري ماموريتهاي زير به واحد سيستم ها و روشهاي سازمانها توصيه شده است:

-          اجرا، گسترش و استقرار موازين استانداردهاي ملي و بين المللي

-          بازنگري، به روز آوري و نگهداري روشها و دستور العمل هاي اجرايي و نظارت بر اجراي آن.

-          بازنگري و اصلاح فرايندهاي مختلف سازماني

-          تهيه و تدوين طرحها و لوايح جديد، متناسب با تغييرات تكنولوژي و عوامل محيطي

-     تعريف و پياده سازي پروژه ها و مدلهاي بازسازي سازمان از قبيل مهندسي مجدد (BPR) مدل سامان دهي محيط كار (5S) مدل كاهش هزينه ها (6 SIGMA) مدل تعالي سازماني (EFQM) و مدل بهبود مستمر (QFD) .

-          بازنگري و طراحي ساختار سازماني (چارت سازماني و شرح وظايف)

-     تهيه و ارايه گزارش هاي اطلاعات مديريت شامل گزارشهاي آماري و تحليلي عملكرد، نقاط ضعف و قوت، فرصتها و تهديدها و چشم انداز آينده

-          نظارت وكنترل بر اجراي مصوبات سازماني

-          جستجو و معرفي علوم و دانش نوين مديريت، كيفيت و بهره وري

پايان