شهروز شكاري

سازمانهاي امروزي به عنوان سيستم هاي باز، به طور دايم در تعامل با محيط قرار دارند. اين تعامل براي سازمانها بسيار مهم و حياتي تلقي مي شود و آنها را تحت تاثير مسايل پيرامون قرار مي دهد.

از سوي ديگر، محيط فراروي سازمانها، محيطي متغير و در حال تحول است به طوري كه نياز به بازنگري در تمامي ابعاد سازماني از قبيل ساختار، اهداف، وظايف، مجموعه قوانين و مقررات، شيوه هاي مديريتي و سيستمها و روشهاي انجام كار امري اجتناب ناپذير خواهد بود.

ضرورت و اهميت اين بازنگري در حدي است كه سازمانها ناگزيرند اين مقوله را دايمي تلقي كرده و با شناخت و تجزيه و تحليل مقتضيات، پارامترهاي دروني خود را با آن تطبيق داده و از فرصتهاي به وجود آمده بيشترين استفاده را ببرند.

به اين منظور سازمانهاي پويا به تناسب نوع كار، محيط و ساختار، روشها و ابزارهاي خاصي را براي دستيابي به اهداف خود به كار مي گيرند.

استفاده از الگوها و مدلهاي گوناگون، افراد زبده و خلاق و تشكيل دپارتمانهاي تخصصي از نيازهاي سازمانهاي بزرگ امروزي به حساب مي آيد و با استفاده از چنين ابزارهايي سازمانها، به ويژه سازمانهاي توليدي و صنعتي مي توانند با اقتدار و پويايي بيشتر به فعاليت خود ادامه دهند.

متدولوژي مطالعات و تدوين سيستمها و روشها

    اگر مديريت را برخوردار بودن از "توان، دانش، بينش و روش" بدانيم مي توان مديريت روشها را تشخيص ناكارآمدي شرايط حال و بازنگري در شرايط آينده تعريف كرد. با اين تعريف از مديريت روشها، به معرفي اين دپارتمان و شرح وظايف آن مي پردازيم.

همان طور كه مي دانيد تغييرات محيط و تكنولوژي از عوامل اصلي لزوم بازنگري و به روز آوري روشها و فرايندهاي انجام كار سازمان به حساب مي آيند.

هر اندازه سازمان بزرگتر و ساختار سازمان به لحاظ ماهيت و تنوع عمليات پيچيده تر باشد شكل گيري دپارتمان مستقل و تخصصي براي اين امر گريز ناپذيرتر خواهد بود و اين نقطه عطف، سرفصل تشكيل واحدهايي مي شود كه با نامهايي از قبيل "مهندس صنايع"، "سيستمها و روشها"، "مهندسي روشها" و "روشها و تشكيلات" در سازمانهاي مختلف مشغول فعاليت هستند.

رئوس وظايف

وظايفي كه به طور آكادميك بر عهده واحدهاي ياد شده گذاشته مي شود به شرح زير دسته بندي شده است.

    - مطالعه، بررسي و طراحي پروسه و روشهاي صحيح انجام كار يا فرايندهاي جديد در حوزه هاي مختلف اداري، تشكيلاتي و عملياتي

- مهندسي مجدد يا عارضه يابي سازمان، ارايه راهكارهاي بهبود عملكرد، افزايش توان رقابت و بازدهي سازمان

- تهيه گزارشهاي مديريت و تجزيه و تحليل آمار و اطلاعات (هزينه ها، درآمدها)

- تهيه و ارايه دستورالعمل و روشهاي اجرايي

- تهيه بخشنامه ها و آيين نامه (غالباً بخش دولتي)

- طراحي و بازنگري در چارت سازماني، ساختار سازماني و نيروي انساني

- نظارت و مشاوره در اجرا و پياده سازي طراحها و آيين نامه هاي تصويب شده
    علاوه بر وظايف دسته بندي شده كه همگي مورد پذيرش بيشتر سازمانها قرار دارد در برخي از سازمانها وظايف ديگري از قبيل طرح ريزي بودجه و تشكيلات بر به عهده اين واحدها گذاشته مي شود.

نگرش

به طور طبيعي واحدها و متخصصاني كه متولي تدوين و به روزآوري سيستمها و روشها مي شوند، بايد براي تهيه و تدوين هر روش يا فرايندي، به تمامي پارامترهاي موثر در كار توجه كنند.

همچنين طراحان روش، بايستي به اطلاعات وسيعي از كار و اجزاي آن اشراف و دسترسي داشته باشند چرا كه عوامل متعددي در طراحي يا به روز آوري يك روش يا فرايند دخيل و اثر گذارند.

رئوس اطلاعات مورد نياز به شرح زير است.

الگوها و مدلهاي فرايندي روز دنيا، الگوها و مدلهاي جاري در سازمان، ويژگي ها و قابليتهاي نيروي انساني، برنامه ريزي، اهداف و سياستهاي عالي سازمان، ساختار، اندازه و پيچيدگي سازمان، قوانين و مقررات تصويب شده در سازمان و ضوابط و مقررات كشوري و نهادهاي ذيربط ملي و بين المللي.

ترديدي نيست كه هدف از تغيير يا تدوين سيستم هاي فرايندي و الگوهاي عملكرد، افزايش بهره وري و توانمندي سازمان است. اما اين امر به معني كاهش هزينه ها و يا سوددهي آني و سريع نيست.

ممكن است برخي از رويه هاي تدوين شده، خود موجب ايجاد و افزايش هزينه ها شود. اما بايستي در طراحي يك روش، به درستي تعيين شود كه با اتخاذ رويه جديد و با پذيرش هزينه هاي ناشي از آن، چه آثار مثبتي انتظار ميرود و اثربخشي و بازدهي طرح در كجا و به چه اندازه پيش بيني شده است.

ادامه دارد