بايدها و نبايدها درخصوص رفتار با افراد دشوار:
در برخورد با افراد دشوار سعي كنيد هميشه خونسرد باشيد. ممكن است شما واقعا عصباني باشيد اما اين حالت را ابراز نكنيد.
- به افراد دشوار فرصت بيشتري بدهيد تا بتوانند خوب صحبت كنند. سعي كنيد شنونده خوبي باشيد.
- سوالهاي خاصي مطرح كنيد تا دقيقا دريابيد كه در ذهن آنها چه ميگذرد
- با اينگونه افراد صريح و بيپرده صحبت كنيد.
- اگر موضوع خيلي مهم و مشكلساز است به صورت خصوصي مطرح كنيد.
- سعي نكنيد مشكل بودن آنها را بيش از حد جلوه دهيد.
- سعي نكنيد آنها را بيش از حد نصيحت كنيد، مگر اين كه آنها خودشان بخواهند.
- بيش از حد واكنش نشان ندهيد.
- رفتار با آنها را به منازعه تبديل نكنيد چون ممكن است شما ببازيد.
انواع افراد دشوار و نحوه رفتار با آنها
در محيط كار ممكن است با افرادي كه داراي مشكلات رفتاري هستند، روبهرو شويم. به اين دليل به رفتار اينگونه افراد، مشكلات رفتاري ميگويند كه رفتار و برخورد آنها هميشه براي يك نفر مشكل ايجاد ميكند؛ به طور كلي حالات رفتار انسانها را ميتوان به 3 گروه تقسيم كرد:
1- منفعل، 2- تهاجمي و سلطهجويانه و 3- قاطع و مصممانه
و اما انواع افراد دشوار عبارتند از: افراد عصباني، افراد هميشه شاكي، افراد كارگريز، افراد سرزنشكننده، افراد زودرنج، افراد دو دل، افراد منفعل، افراد بدبين، افراد پرتوقع و... كه از بين اين افراد، گروه اول جزو گروههاي مهم افراد دشوار در سازمانها به شمار ميآيند.
1- رفتار با كاركنان عصباني
خشم يا عصبانيت كاركنان نيرويي است كه ميتواند توانايي سازمان را در انجام كارها در رسيدن به اهداف كاهش دهد يا از بين ببرد. روشهاي متعددي براي برخورد با شرايط تعارض و خشم و آشفتگي در سازمانهاي مختلف وجود دارد كه مديران در سازمانهاي مختلف ميتوانند با آن كنار بيايند.
بايد بدانيد رفتار با فردي عصباني به مراتب راحتتر از رفتار با فردي است كه عصبانيت خود را بروز نميدهد و آن را پنهان ميكند. اين نوع عصبانيت حالتي است كه براي سازمان بسيار مخرب است، چرا كه تمام نيروهاي سازمان را به طور پنهاني در برميگيرد و فعاليتهايي مثل شايعه پراكني، عدم همكاري و مشاركت، داشتن عملكرد ضعيف و... را به وجود ميآورد و سازمان را از درون نابود ميكند.
در برخورد با كارمندي كه عصبانيت خود را به صورت آشكار بيان ميكند، بايد سعي شود هر چه سريعتر به آن رسيدگي شود. بهآنان بايد فرصت داده شود تا صحبت كنند و صحبت آنها را قطع نكنيد.
با گفتن جملاتي، همدلي و يكدلي خود را ابراز كنيد، حتما بايد سعي شود از روش گوش دادن موثر يا فعال استفاده كنيد و به آنها ثابت كنيد كه در اشتباه هستند چرا كه اين امر نهتنها مشكلي را حل نميكند بلكه ميزان عصبانيت او را افزايش ميدهد.
2- افراد هميشه شاكي
اين افراد دائما از مشكلات گله ميكنند و از وضعيت موجود شاكي هستند. در واقع بدون اين كه براي بهبود وضعيت موجود تلاش كنند، دائما غرولند ميكنند، در هر مورد خود را ذيحق ميدانند و هيچ چيزي اين افراد را قانع نميكند.
در برخورد با رفتار اينگونه افراد، هميشه از آنها بخواهيد تا گله و شكايتهاي خود را كتبي كنند، بكوشيد با آنها موافق نباشيد بلكه گفتههاي آنها را تفسير كنيد، افرادي را كه از هم شاكي هستند با هم جمع كرده و موقعيت و جايگاه هر شخص را مشخص كنيد و هميشه در جستجوي سازش و توافق طرفين باشيد تا اين كه فعلا بخواهيد وضعيت عدم سازش را كمرنگ كنيد.
3- افراد كارگريز (فراري از كار)
افراد فراري از كار، دشوار بودن خود را با امتناع از انجام دادن هر كار (هرچند ساده) كه در حوزه كاري و شرح وظايف آنان نباشد، ابراز ميكنند و وظايف محوله را به همكار و مدير برميگردانند و دليل اين كار را مرتبط نبودن وظيفه محوله با مسووليت خود اظهار ميكنند و تكيهكلام اين افراد اين جمله است: «اين، كار من نيست و ربطي به من ندارد چون در شرح وظايف من چنين چيزي نوشته نشده است.»
سعي كنيد در برخورد با اين افراد، فرصتهاي آموزش و بالندگي را براي آنان مهيا كنيد، چراكه اين افراد موقعي به آموزش و بالندگي پي ميبرند كه به پايان دوره كاري خود رسيدهاند و نزديك به بازنشستگي هستند، در آن موقع هم ديگر شور و هيجان كار را از دست دادهاند و كمتر كار ميكنند.
4- افراد سرزنشكننده
اصولا ويژگي اين دسته كاركنان اين است كه با هر صحبت و گفتهاي مخالفت كنند. آنها دوست دارند فقط گفتههاي آنها عملي شود، صرفنظر از اين كه درست يا غلط باشد؛ اين افراد معتقدند گفتههاي آنان هميشه درست است، آنها مشكلات و مسائل را در هر جاي سازمان كه باشد، بدون هيچ فرصتي پيدا ميكنند و هرگز بازخورد مثبت به شما نميدهند، اما سريع اشتباه شما را گوشزد ميكنند. تكيهكلام اين افراد اين است؛ «نظر خوبي نيست.»
هميشه از افراد ايرادگير و سرزنشكننده بخواهيد مدارك و شواهدي را براي عدم موافقت خود ارائه كنند. عموما اين افراد در توجيه مخالفت خود دچار مشكل ميشوند. هميشه به طور مودبانه تاكيد داشته باشيد كه نظر آنان براي شما محترم است و علاقهمنديد بيشتر از آنها استفاده كنيد.
به طور كلي تحقيقات نشان داده است مديران سازمانها يكچهارم وقت خود را صرف برخورد با تعارضات درون سازماني ميكنند؛ در حالي كه مديران آموزشي تقريبا نصف وقت خود را صرف اين كار ميكنند.
در سازمانها افراد و كاركنان بايد به اختلافات و تفاوتهاي فرهنگي توجه كنند و يكديگر را سرزنش نكنند. چراكه اين نوع برخورد سرزنش ديگران جوهر واقعي اختلاف در سازمان است. انسانها به طبقات اجتماعي و فرهنگي متفاوتي متعلق هستند و اين تفاوتهاي اجتماعي و فرهنگي به ديدگاهها و عقيدههاي متفاوتي منجر ميشود كه باعث به وجود آمدن اختلافات است.
بنابراين به جاي سرزنش يكديگر و تهاجم به هم بايد اين اختلافات را به گونهاي حل كرد كه به سود هر دو طرف باشد، چراكه انسان از تعارض مداوم ذهني، در رنج است.
پايان
معصومه اسدي
افراد دشوار، كساني هستند كه معمولا باعث مزاحمت ميشوند و اغلب اين افراد با راهحلهاي منطقي نيز متقاعد نميشوند. در حقيقت مشكل بودن اين افراد به صورت هميشگي است و اغلب آنها سلطهجو، پرخاشگر، شاكي و بيمسووليت هستند.
اين افراد در هر شكل و لباسي ظاهر ميشوند و خصوصيت مشتركشان در اين است كه رفتار و برخورد آنها هميشه براي ديگران ايجاد مشكل ميكند.
بعضي مديران سازمانها سعي ميكنند از روبهرو شدن با افراد دشوار اجتناب كنند ولي اين دسته از مديران از اين امر غافلند كه هرقدر آنها از برخورد با افراد دشوار دوري كنند، آنها در سازمان بيشتر رشد خواهند كرد ولي اگر واقعا در رفتار با افراد دشوار موفق شوند، دشوار بودن افراد در سازمان از بين ميرود، اما اگر بخواهند با اين افراد رفتار مناسبي داشته باشند، بايد دريابند چرا آنها دشوار هستند و مشكلات رفتاري آنها چه هزينهاي بر سازمان تحميل ميكند.
شما در جامعه شايد اصلا به فردي كه به شما صدمه ميزند، نزديك نشويد چون او فردي دشوار به شمار ميآيد، اما ارتباط با افراد دشوار در محل كار اجتنابناپذير است و متاسفانه در رضايت شغلي شما تاثير دارد، فشار عصبي شما را افزايش ميدهد و در توانايي شما در انجام كارها تاثير سوء ميگذارد.
اگر شما فرد دشواري را به عنوان همكار يا مدير داريد كه دائما با كارها و اعمال او در ارتباط هستيد، مسلما ضربان قلب شما دائما بالا ميرود و فشار خونتان افزايش مييابد و ديگر پيامدهاي ناخوشايند درون شما اتفاق ميافتد.
اين برخوردها سلامت جسمي و روحي شما را به خطر مياندازد و به طور كلي اين افراد، اوقات زندگي شما را در سازمان ناخوشايند ميكنند. آنها نه تنها اثر بدي در سلامت روحي و جسمي شما دارند بلكه در توانايي شما براي انجام كارهاي روزمرهتان نيز اثر ميگذارند كه اين خود هزينهاي براي شماست.
برخي افراد استعداد و ظرفيت فوقالعادهاي دارند كه مشكلاتي را كه افراد دشوار ايجاد ميكنند، تحمل كنند. اين افراد به نحو شگفتانگيزي قادرند بدون اينكه افراد دشوار تاثيري سوء در سلامت روحي و جسمي آنها داشته باشند، زندگي كنند.
اگر شما جزو اين افراد هستيد، ميتوان گفت اقبال بلند و روحيه خوبي داريد. ولي با تمام اين شرايط، اهميت برخورد با افراد دشوار كمرنگ و بياثر نميشود؛ كاركناني كه در ارتباط با اين افراد هستند، چه مافوقها و چه زيردستها از اين تاثير بركنار نيستند و هرچه اين افراد دشوارتر باشند و تعداد آنها زيادتر باشد، تاثير آنان نيز بيشتر است، يعني ميتوانند تاثيرات بدي نيز بر مشتريان، كاركنان، بخش منابع انساني و امور كاركنان و حتي ديگر واحدهايي داشته باشند كه هيچگونه ارتباطي با افراد دشوار ندارند.
به طور كلي تاثير افراد دشوار بر ديگران به اين شرح است:
- كند كردن پيشرفت كار
- لذت نبردن از كار
- اتلاف وقت بيش از حد در برخورد با آنها
- كاهش بهرهوري و رضايت شغلي
- استعفا و جابهجايي افراد
- اتلاف وقت در جلسات
- از بين رفتن ارتباط خوب با مشتريان
- تبديل ديگران به افراد دشوار
مورد اخير يكي از مهمترين آنهاست. زيرا وقتي فرد دشواري در سازمان وجود دارد و با او برخورد صحيح و منطقي نشود، رفتار او ديگران را نيز به اين امر تشويق ميكند. در اينگونه موارد، رفتار فرد دشوار مانند يك بيماري مسري ميتواند به ديگران نيز سرايت كند.
دلايل مشكل دار بودن افراد دشوار
دلايل متعددي وجود دارد كه افراد را در سازمانها جزو افراد دشوار طبقهبندي ميكنند كه موارد زير نمونههايي از آنهاست:
1- ياس و نااميدي در بهبود كيفيت كار: افرادي كه در سازمان براي بهبود كيفيت كار تلاش جدي ميكنند، وقتي پس از مدت مديد نميتوانند به هدف خود نائل شوند دچار ياس و نااميدي ميشوند و خود، فردي دشوار ميشوند.
2- عجز و ناتواني در ارائه بموقع خدمات: عدم ارائه بموقع خدمات، فرد را دچار تنش ميكند و اين تنش رفتار، او را دشوار مينمايد. رفتارهاي غيرمنطقي ناشي از عجز و ناكامي شامل پرخاشگري، دليلتراشي يا بهانهجويي، رفتار واپسگرايانه (انجام اعمال خارج از سن)، تثبيت يا خوگرفتگي، تسليم، بيقيدي و بيتفاوتي است.
3- بيتوجهي به آنان: فرد دشوار اگر از راه مثبت نتواند مورد توجه ديگران قرار گيرد، سعي ميكند از راههاي منفي، توجه ديگران را به خود جلب كند كه تداوم اين كار فرد را در قالب افراد دشوار قرار ميدهد.
4- انتظارات غيرواقعبينانه فرد از سازمان
5- فشار عصبي ناشي از كار: پيامدهاي اين فشار عصبي از نظر شخصي و هم سازماني در كوتاه مدت و بلندمدت ويرانگر است و فرد را از وظايف عادي منحرف ميكند و جزو افراد دشوار قرار ميدهد.
6- تقويت و پاداش: دليل رفتار بعضي افراد دشوار، اين است كه مقابل برخي رفتارهاي خاص، پاداش دريافت ميكنند و اين رفتار در آنها تقويت شده است مانند قطع كردن صحبت ديگري براي جلب توجه بيشتر.
ادامه دارد
با اين حال براي بيشتر افراد بيتجربه پيش ميآيد با كسي همكار ميشوند كه واقعا نميتوانند حتي براي يك لحظه هم، كار با آنها را تحمل كنند. در چنين شرايطي اگر به دنبال راههايي براي رفع اين خصومت نباشيد تنش موجود، محيط كار را براي شما به جهنمي غيرقابل تحمل بدل ميكند و آسايش را از شما و حتي ديگر همكارانتان سلب ميكند.
تشابه، دشمن تفاهم
به گفته ديويد هارد كسل، استاد علوم اجتماعي در دانشگاه مريلند، همكاراني كه از نظر اخلاقي شبيه هم هستند لزوما با يكديگر رفتاري دوستانه ندارند. آنها كه شخصيتهاي شبيه هم دارند، بيشتر دچار اختلاف با يكديگر ميشوند.
اين استاد دانشگاه به منظور بررسي علت اختلافات ميان همكاران با كارمندان مختلف، درباره خصوصيات آن دسته از همكاراني كه با يكديگر سازش نداشتند با آنها مصاحبه كرد. جواب همگي آنها حاكي از آن بود كه همكاراني كه با يكديگر خوب نيستند و به دشمني با يكديگر بر ميآيند، بيشتر از آنكه خصوصيات متفاوتي داشته باشند مشتركات زيادي بين خود دارند و همين نقطه اشتراك، گاهي باعث ميشود نتوانند يكديگر را تحمل كنند و برتري يكي بر ديگري را بپذيرند.
به اعتقاد دكتر هارد كسل، اگر همكاراني كه با يكديگر خوب نيستند مجبور به كار با يكديگر شوند پس از مدتي با يكديگر از در سازش وارد خواهند شد، زيرا معمولا شخصيتهاي مشابه، روشهاي مشابهي براي انجام كارهاي مختلف دارند.
حال اگر شما در شرايطي قرار گرفتيد كه اختلاف عقيده و دشمني با يك همكار، محيط كارتان را براي شما و ديگر همكارانتان غيرقابل تحمل كرده چه ميتوانيد بكنيد و چاره كار شماچيست؟ با راهكارهاي زير شايد بتوان بخشي از اين تنش را از بين برد.
به محض مشاهده هر گونه تيرگي در روابط و بروز اختلاف، آن را ميان خود حل كنيد.
كارشناسان معتقدند نبايد اجازه داد دامنه اختلافات به جايي كشيده شود كه دو طرف علاقهاي به حل كردن اين اختلاف يا توانايي لازم براي انجام اين كار نداشته باشند. اگر يك گفتگوي ساده و فارغ از تظاهر نميتواند به حل اختلافتان كمك كند، از يك همكار ديگر (نفر سوم) براي وساطت كمك بگيريد يا از او بخواهيد براي رفع اين اختلاف، پـيـشـنهادهاي خودش را به شما ارائه كند.
بسياري از روانشناسان معتقدند در چنين شرايطي، كمك خواستن از برخي همكاران با تجربه و با سابقه، بهترين كار است. كارمندان قديمي و با سابقه ميتوانند به همكاران جديد و تازه استخدام خود درباره روابط حرفهاي در محيط كار، راهنماييهاي لازم را بدهند و بدين ترتيب از بروز بسياري از اين تنشها در آينده جلوگيري كنند.
در بسياري از كشورها و در بسياري از محيطهاي اداري، اين مساله به يك سنت ديرينه تبديل شده است و بسياري از اختلافات پيش از آنكه به چشم بيايد حل ميشوند. در تلاش براي يافتن علت اختلافات خود با همكارانتان برآييد و از آن براي رسيدن به راهكاري براي حل اختلافتان استفاده كنيد.
در اين فرآيند ممكن است به توصيه يا مشاوره ديگران هم نياز داشته باشيد، زيرا گاهي بالا گرفتن دامنه اختلافات باعث ميشود هر دو طرف ايراد كار خود رانبينند و تنها در صدد تلافي برآيند. با اين حال، با كمي تامل و دقت در رفتار خود يا طرف مقابل خواهيد توانست به بخشي از علت اين اختلاف آگاهي پيدا كنيد.
اگر شدت اختلاف، قدرت هر گونه واقع بيني را از شما سلب كرده است، از ديگران كمك بگيريد تا بتوانيد وضعيت موجود را آنگونه كه هست (و نه آنگونه كه غرورتان دوست دارد در تخيلات شما بسازد) تصور كنيد. يافتن علت اختلافات، درست مثل يافتن علت يك بيماري، گام اول براي هر اقدامي است.
يك پزشك تا وقتي نداند چه ويروسي علائم خاص را در بيمارش ايجاد ميكند، نميتواند داروي لازم را براي او تجويز كند.
با تصور صحنه آشتي، يك گام به جلو برداريد
ميتوانيد در ذهنتان نمايشي را بازي كنيد كه در آن هر دو تصميم ميگيريد با هم آشتي كنيد و اختلافتان راكنار بگذاريد. جوابهاي طرف مقابل را پيشبيني كنيد و جوابهاي خودتان را آماده كنيد. اينگونه براي يك آشتي واقعي آمادگي بيشتري خواهيد داشت.
بر احساسات منفي خود فائق آييد
اگر با همكارانتان اختلاف نظر داريد در مواجهه با او، جلوي خشم و احساسات منفي خود را بگيريد، زيرا اين خود زمينهساز بروز اختلافات جديد يا عميق شدن اختلاف موجود ميان شما ميشود. به جاي فكر كردن به دعوايي كه داشتيد و حرفهايي كه در آن دعوا با يكديگر رد و بدل كرديد، بر احساسات خود مسلط شويد و به هدف اصلي كه از بين بردن و رفع اختلاف است فكر كنيد.
هيچ وقت پيش خودتان فكر نكنيد كه طرف مقابل شما علاقهاي به سازش و رفع اختلاف ندارد.
به گفته روانشناسان، اختلاف ميان 2 همكار به لحاظ عاطفي براي هر دو طرف دعوا ناگوار است. سينيتا برون استين، روانپزشك و مشاور اجتماعي در كالج برين ماور ميگويد:
«بيشتر كارمندان نميدانند اختلافات آنها با ديگران چه لطمهاي بر كار و بازدهي شغلي طرف ديگر دعوا ميگذارد. او نيز مسلما از اينكه نميتواند كاري براي بهبود اوضاع انجام دهد متاثر است و شايد حتي تلاش خود را براي حل كردن اختلافش با شما انجام دهد، اما از ديد شما پنهان ميماند. تجربه ثابت كرده همكاراني كه زماني باهمديگر اختلاف داشتند پس از سازش، دوستي صميمانهاي با يكديگر بر قرار ميكنند.»
اختلاف را فراموش كنيد
به اين فكر كنيد اگر 2 نفري كه انرژي خود را صرف دعوا ميكنند، همان انرژي را وقف كار و بالا بردن بازده كاري خود كنند چه منافع هنگفتي نصيب خود آنها و كارفرمايانشان خواهد شد. اگر قرار بود به خاطر اين اختلاف، يكي از دو طرف، اخراج يا به بخش ديگري منتقل شود، اين امر منتفي ميشد.
به عبارت ديگر يكي از بزرگترين محاسن حل اختلاف در محيط اداري به دست آوردن امنيت و ارتقاي شغلي است. از سوي ديگر، انجام بسياري از طرحهاي تيمي يا گروهي، مستلزم مشاركت و همدلي همه اعضا است. در مواردي كه اين گونه اختلافات ديده ميشود بازده كل گروه پايين ميآيد و حتي انجام بسياري از كارها منتفي ميشود.
اگر هيچ راهي وجود نداشته باشد
حتما اين ضربالمثل قديمي را شنيدهايد كه ميگويد دوري و دوستي. در محيط كاري چنين ضربالمثلي براي كساني كه نميتوانند اختلاف عقايد با يكديگر را تحمل كنند صدق ميكند.
اگر تمام راههاي بالا را آزموديد و موثر نبود با دورماندن از كساني كه با آنها اختلاف نظر داريد، به كاهش تنشهاي ايجاد شده كمك كنيد و حــداقــل روابــط حــرفــهايتـان را خـدشـهدار نـكـنـيـد. به همين منظور ممكن است مجبور شويد تقاضاي جابهجايي يا منتقل شدن به بخش ديگري را بكنيد.
بهترین روش برقراری ارتباط با دیگران مبتنی بر پرسش کردن است . در این شیوه ارتباط گیری سؤالاتی که با حالت استفهام شروع می شوند مانند چرا، چگونه و چطور تکنیک هائی هستند برای ایجاد ارتباط با سایر اشخاص .
اما آیا طرح هر پرسش می تواند زمینه ارتباط دو جانبه ای را که مورد انتظار است فراهم نماید؟ برای نمونه جهت ایجاد ارتباط با یک بیمار کدام سؤال بهتر است ؟
1- چرا گوشه گیر شده ای ؟
2- چطور می توانی با سایرین بیشتر معاشرت نمائی ؟
بدون شک ، پرسش دوم مناسب تر به نظرمی رسد زیرانه تنها ادامه ارتباط را میسر می سازد، بلکه برخلاف پرسش اول که پاسخ آن آری یا نه است به قطع ارتباط نمی انجامد.
پس برای ایجاد ارتباط با سایر اشخاص باید در زمینه هائی که خوشایند آنان است سؤال نمود. بدین ترتیب ارتباط شما با شخص موردنظر به راحتی برقرار خواهد شد.
بنابراین برای ارتباط پایدار نباید انتخاب پرسش مناسب را فراموش کرد. گام بعدی در برقراری ارتباط دوجانبه گوش دادن به صحبت های مخاطب است .
وقتی سؤال می کنید به جواب آن گوش فرا دهید به گونه ای که گوینده مطمئن باشد آنچه می گوید شما به عنوان شنونده ای خوب آنرا دریافت می کنید.
پس می توان نتیجه گرفت زمانی که سؤال می کنید ولی شنونده ای خوب نیستید و دنبال مطلبی دیگر در ذهن خود می گردید و یا چشم و گوش را به سایر جهات می سپارید، گوینده به تدریج از گفتن بازمی ماند. از این رو، لازمه ایجاد ارتباط مناسب دو جانبه خوب گوش دادن یا (شنونده خوب بودن ) است .
گام سوم در جهت ایجاد ارتباط دو جانبه ، داشتن روابط انسانی و ابراز عواطف انسانی است ، همه انسانها بدون استثناء از عواطف و محبت انسانی لذت می برند، اهمیت به خواستهای معقول انسانها گامی است اصولی در برقراری و تداوم ارتباطات .
در نتیجه بی اعتنایی به احساسات و عواطف و نیازهای انسانی و عدم توجه به فضائل انسانی ، گوینده را در ایجاد ارتباط با شکست مواجه خواهد ساخت . لذا ضروری است که با هر شخصی با توجه به سن ، جنس ، شغل و تحصیلات وی ارتباط خاص ایجاد نمود، به عنوان مثال ایجاد ارتباط با یک پزشک با مشکلات خاص حرفه خود با یک بازرگان با معضلات و خواسته های مختص به خود، تفاوت دارد.
از این رو، توجه به مشکلات مخاطب و ایجاد روابط انسانی با وی ، شما را در ایجاد ارتباط دو جانبه خوب و پایدار یاری می نماید. گام چهارم در برقراری ارتباطی مؤثر، قرارگرفتن در موج رفتار و گفتار شنونده است .
برخی از افراد هنگام صحبت طرف مقابل ، در افکار خود فرو می روند و به جای اینکه شنونده ای خوب برای گوینده باشند و به اظهارات و علایق و مشکلات گوینده توجه نمایند و در فرصت مناسب عنان صحبت را بر سر مسائل مورد علاقه و مهم گوینده برای رسیدن به مقاصد مورد نظر پیش ببرند دنبال مطلبی در ذهن خود می گردند تا به صورت کلیشه ای و قالبی برای طرف مقابل مطرح نمایند.
پنجمین گام برای ایجاد ارتباط دو جانبه و تداوم آن داشتن زبان مشترک با اوست . بدیهی است بدون ابزار ارتباطی قابل فهم و درک ، طرفین مذاکره خیلی زود از تداوم ارتباط باز می مانند و از روال بحث منحرف می شوند.
بنابراین در هر موقعیتی داشتن ابزار ارتباطی یکسان اجتناب ناپذیر است . به عنوان مثال در مصاحبه شخصی که به فارسی تکلم می کند با فردی انگلیسی زبان ، رسیدن به هدف خاص در شرایطی موفقیت آمیز است که یکی از طرفین با زبان طرف مقابل آشنائی کامل داشته باشد.
بنابراین نظر به کاربرد زبان به عنوان یک وسیله ارتباطی ، نباید فراموش کرد که حتی با وجود زبانی مشترک با مخاطب ، برای ایجاد ارتباط عمیق با وی می یابد شیوه صحبت کردن با فرهنگ و جایگاه اجتماعی مخاطب متناسب باشد تا امکان ارتباطی راحت برای مخاطب فراهم آید.
11- عدم افراط در موعظه:
منظورمان را به صورت سخنراني ونصيحت خشك تو خالي بيان نكنيم . موعظه مي تواند جنبه افراطي ومخرب درروابط داشته باشدومابايدسعي كنيم حداعتدال رانگاه داريم وبراي سخنانمان ارزش قائل شويم وجايي كه ازمانظرمي خواهند ، نظر بدهيم .
12- موفقيت و وقت شناس بودن :
يادبگيريم كه چه وقت شوخي وچه وقت جدي باشي،هيچگاه طرف مقابلمان رادست نيدازيم ،ازگفتن جملات وكلماتي كه باراخلاقي وفرهنگي مناسبي ندارنددربيان منظورمان ، خوداري نماييم ،شوخي كردن بايدباتوجه به موقعيت وزمان خاصي باشد .
13- مخالف نمودن به شيوه مناسب :
ياد بگيريم كه چگونه بدون بحث وجدلهاي مخرب ، مخالفت خود را نشان دهيم ، جرو بحثها غالبا" بابلند كردن صدا ، دادوفرياد ، خشم وغضب ، همراه است . بحث وجدلها تا حدود زيادي تحت تاثير گرايشات وخلق وخوي افراد درگير مباحثه قرار مي گيرد .
اكثريت مردم فاقد روحيه خود پسندانه افراطي هستند ، به اين علت با تسلطي كه بر نفس خود دارند مي توانند از درگيري واهانت خود داري كنند .كسي كه مي خواهد شمارا خشمگين كندتاازكوره در برويدبهترين راه مقابله باآن برگزيدن روشن سازنده به جاي عكس العمل وروش مخرب ومنفي است كه اوبه آن توسل جسته است .
14-يكي بودن قول وعمل :
سعي كنيم قول وعملمان يكي باشد .هنگامي كه خودمان براي گفته هاي خود ارزش قايل نيستيم ، چه انتظاري مي توان داشت كه ديگران قولها وسخنان ما را محترم بشمارند .
هنگامي كه ما قول مي دهيم كاري را انجام دهيم سعي كنيم آن را به مرحله عمل برسانيم واگر ناتوان در انجام آن هستيم هرگز خود مكلف به وعده اي كه از عهده آن بر نمي آييم ، نكنيم روراست وصادقانه بگوييم نمي توانيم .پس براي اينكه ديگران را به خوبي درك كنيم بايد بتوانيم اطلاعات را به خوبي از آنها كسب كنيم واين امر منوط به توانايي ما در دقيق گوش كردن ، دقت نظر ، همدلي ، طرح سئوالات مفيد وسودمند واحترام متقابل است .
احترام با سيستم حسي فرد ديگر ، مشاهده همه چيز از نگاه او وسر در آوردن از نيازها وعلايقش به ما كمك مي كند كه اطلاعات را به نحوي دريافت كنيم كه به سهولت قايل فهم وهضم باشد . دو عامل اساسي ارتباط ، همان درك شدن ودرك كردن است .
زندگي يك مسابقه صرف نيست،مي توانيدبا اشخاص به گونه اي رفتار كنيد كه هركس خودرا يك برنده در نظر بگيرد واحساس پيروزي كند. شرايط پيروز شدن يكي وباختن ديگري هرگز به نفع كل نيست. همگام شدن نه تنها روي ديگران ، بلكه روي ما نيز تاثير قابل ملاحظه اي بر جاي مي گذارد .وقتي با ديگران همگام مي شويم در واقع به دورن آنها مي رويم ودر ذهن آنهاجا مي گيريم ودر ارتباطمان بايد سعي مان در افزايش وارتفاء بيش ازبيش اين رفتارهاباشدودرنتيجه تجربه اي از آنها پيدا كنيم.همگام شدن موثربه ماامكان مي دهد با ديگران برخورد همدلانه وبه ياد ماندني داشته باشيم .
پايان
4- همدلي وهمدردي كردن:
سعي كنيم با شخص احساس مشترك داشته باشيم . شادي وغم خود به حساب آوريم وموقعي كه او احساس غم مي كند ما نيز با او همدرد وهم غم شويم وبالعكس مساعي ما اين باشد كه سيستم حسي فردارتباط برقرار كنيم .
5- شنونده خوبي بودن:
شنونده خوبي باشيم وگوش كردن را ياد بگيريم .گوش كردن به سخن وكلام ديگري موجب مي شود تا او در نهايت آرامش خيال ، به طور واقع ، منويات قلبي واحساسات خود را با ما در ميان بگذارد وبرايمان احترام قائل شود وآماده شنيدن نظرات ما شود.
6- سيستم روحي افراد را شناختن وتقليد از آنها:
براي اين كار بايد به دقت به افراد چشم بدوزيم وبه سخنان آنها به دقت گوش فرا دهيم وببينيم غالبا" از چه نوع كلماتي استفاده مي كنند آنگاه با استفاده از همان نوع كلمات ، تقليد از لحن صدا،حالات وحركات چشم ها به گونه اي با آنها نحوه فكر وعملكرد ذهني شان مطابق باشد.
7- شخصيت افراد در نظر گرفتن:
بايد ببينيم طرف مقابل ما چه شخصيتي دارد ، برون گراست يا درون گرا ، براي صميميت با درون گرايان بايد ببينيم چه ايده ها وارزشهاي براي آنها اهميت دارد و آنگاه بكوشيم تا با توجه به چارچوبهاي ذهني شان با آنها رفتار كنيم وصحبت كنيم وبالعكس ، براي همدلي با برون گرايان به آنها نشان دهيم كه آنچه مي گويند وعمل مي كنند با انديشه ورفتار مردم هماهنگ است.
8- تقويت نمودن عزت نفس :
براي تقويت عزت نفس خودبايد با تعمق در ژرفاي وجود از دنياي پيچيده درون خود آگاه شويم ، به كاستي هايمان پي ببريم ، جهت گيري هايمان را در قبال رويدادهاي مردم وشرايط گوناگون بشناسيم وبه فكر اصلاحشان باشيم وبا كمك حرمت نفس وارزشي كه براي خودمان قائل هستيم حق انتخابمان چندبرابرميشود وارتباطمان با ديگران به نحو چشمگيري بهبود مي يابد .
9- محترم شمردن احساس طرف مقابل :
همواره رفتاري احترام آميزداشته باشيم واحساس طرف مقابلمان رامحترم بشماريم،كوچك كردن همديگر،به خصوص درحضور ديگران درمناسبات وروابط ،اثرتخريبي دارد،رفتار توام باظرافت وملايمت نه فقط شامل رفتار مودبانه مي شود،بلكه صفا وصداقت واقعي واعتمادكامل نيز در بردارد.
10- سكونت نمودن :
سكوت پيامي اعجاز گر در امر ارتباط است ويكي از جنبه هاي مهم ارتباط است ، مشروط بر اينكه حاوي پيامي باشد، سكوت مي تواند در مناسبات انسان عشق ورضايت وخشنودي وتفاهم دوگانه واحساسها را منتقل سازد.
ادامه دارد
امروزه ما در دنيايي زندگي مي كنيم كه ناگزيرازارتباط وبرخورد با ديگران هستيم آنچه مسلم است كه هيچ كس قادر نيست بدون كمك ومساعدت وارتباط با ديگران ، نيازهاي معمولي خود را برطرف سازد .حال سئوالي كه اينجا مطرح مي شود اين است كه چگونه بايد با ديگران ارتباط برقرار كنيم وجهت افزايش اين ارتباط چه كارهايي بايد انجام دهيم يا اينكه چه كارهايي نبايد انجام دهيم.
در معاشرت بايد با روي گشاده ونرمي ومهرباني با همه رفتار نمود وتند خويي با هركس كه باشد بد است اگر خود را در سطح ديگران قرار دهيم واز زبان آنها براي انتقال نقطه نظرهاي خود استفاده كنيم ،اغلب به نتيجه دلخواه مي رسيم وبا ديگران در سطح خود آنها ظاهر شدن همان برقراري ارتباط موثرمي باشد بعضي ها گمان مي كند كه ارتباط فقط شامل حرف زدن ،نوشتن ويا بحث كردن است ، اينها از عناصر مهم ارتباطي هستند ولي در واقع ارتباط را رفتاري مي گوييم كه پيامي در خود دارد كه توسط طرف مقابل ما درك مي شود، خواه شفاهي باشد يا غير شفاهي ،آگاهانه يا ناآگاهانه ، عمدي و…. ولي اگر ادراك شود ،جنبه پيام ارتباطي پيدامي كندوهمين عدم درك پيام رابطه رامختل،معشوق ونارسامي سازد.
ارتباطات عامل ومنشا بسياري از شاديها وغصه ها و رنجها زندگي است ، زندگي شاد ، زندگي سرشار از دوستي است . روشن است كه با افراد متفاوت ، رفتارهاي متفاوتي خواهيم داشت تاكيد بر خصوصيات مشترك ارتباط را موثر مي كند ، ما انسانها با يكديگر مشتركات فراوان داريم ،با كمي تمرين مي توان خود را همراه ديگران بيابيم و با آنها دوست وهم راي شويم.
شيوه هاي افزايش ارتباط خود با ديگران :
1-صريح وصادق بودن:
سعي كنيم در روابط خود با ديگران صريح وصادق باشيم ، در گفته هاي خود صريح وصميمي باشيم واز هر نوع ابهامي اجتناب كنيم ، چون اگر منظور خود را با صراحت بيان نكنيم طرف مقابل ما به اشتباه مي افتد وبه حدس وگمان متوسل مي شود واز واقعيت دور مي گردد.
2- احساسات خود را بيان كردن:
بااحساس خود روراست باشيم ، سعي كنيم مشكلات زندگي واحساساتي كه داريم،باهمسر وشريك وباطرف مقابل خوددر ميان بگذاريم .حتي اگر گمان كنيم كه باعث ناراحتي آنها ميشود اگر مي خواهيم با طرف مقابل خود ارتباطي معقول ومنطقي بر پايه تفاهم داشته باشيم ، بهترين روش روراست بودن است واحساس خود را باوي در ميان گذاشتن است .
اگر مشكلي را حل نشده باقي بگذاريم ويا موضوعي را كه مداقه وگفتگو در باره آن الزامي است به ميان نكشيم ، مثل اين است كه دمل چركين ودردناكي را سرجايش گذاشته وبه حال خود رها كرده باشيم .
3- زمينه مشترك ونكات مشابه را يافتن :
درجست وجوي زمينه هاي مشترك باشيم، سعي كنيم در ارتباطمان بيشتر ا نكات مشترك ومشابه را بيابيم .
اهداف ونيازها ونگرانيها را از نظر او نگاه كنيم وبراي اينكه شرايط طرف مقابل را درك كنيم بايد اموراو را از ديد ونظر او ببينيم وبا پرس وجو ، از اموري كه نگراني او باعث شده ، متوجه گرديم ،همين نكات مشترك زمينه هاي مساعدي هستند كه شالوده همدلي ووحدت وتفاهم را برروي آن مي توان بنا كرد ، عبارتي مثل : ((من وتو هردو همين را مي خواهيم ))را مي توان بيان نمود.
ادامه دارد
