· گروه 8 ـ عوامل مربوط به شهرت و اعتبار
1. سازمان و هيأتمديره آن تا چه حد شناختهشده هستند؟
2. سازمان و هيأتمديره آن تا چه حد مورد احترام هستند؟
3. اعضاي هيأتمديره چند مقاله و كتاب بهعنوان عضو هيأتمديره نوشته و ارائه كردهاند و يا در چند سخنراني يا سمينار با اين عنوان شركت داشتهاند؟
4. آيا سازمان برنامهاي براي شناختهشدن هرچه بهتر و بيشتر خود و هيأتمديره دارد؟
· گروه 9 ـ عوامل مربوط به عملكرد/ دستاوردها
1. آيا هيأتمديره توانسته است در سال گذشته به اندازه 10 درصد در رسيدن سازمان به خط بالا يا پايين درآمد موثر باشد.
2. آيا هيأتمديره در سال گذشته حداقل 3 مسأله و مشكل اساسي سازمان را حل كرده است؟
3. آيا هيأتمديره سه تا از مسائل و مشكلات مهمي كه سازمان در سال آينده با آنها مواجه خواهد بود را ميشناسد و براي حل آنها برنامهاي دارد؟
4. آيا هريك از اعضاي هيأتمديره ميتوانند نشان دهند كه ظرف 60 روز گذشته كمك قابلتوجهي به سازمان كردهاند؟
5. آيا هريك از اعضاي هيأتمديره ايدهاي دارند كه بتوانند ظرف 60 روز آينده كمك قابلتوجهي به سازمان بنمايند؟
6. آيا هريك از اعضاي هيأتمديره ميتوانند به يكي از كارهـاي مهمي كه ساير اعضا ظرف 60 روز گذشته در سازمان انجام دادهاند اشاره كنند؟
7. آيا هيأتمديره ظرف 90 روز گذشته 5 تصميم مالي عمده اتخاذ كرده است؟
· گروه 10 ـ عوامل مربوط به هماهنگي و وفاق
1. آيا هيأتمديره در مورد نقشها و مسووليتهاي اصلي اتفاقنظر كلي دارند؟
2. آيا هيأتمديره در مورد مسائل و مشكلات عمده سازمان توافق دارند؟
3. آيا هيأتمديره در مورد فرصتهاي اصلي سازمان توافق دارند؟
4. آيا هيأتمديره در مورد ارزشهاي اساسي سازمان اتفاقنظر دارند؟
4. شاخصهاي ارزيابي عملكرد هيأتهاي مديره
پاسخ به پرسشهاي فوق اطلاع دقيقي از عملكرد هيأتمديره در اختيار ما قرار ميدهد. با بررسي و اندازهگيري شاخصهاي زير، اطلاعات دقيقتر و ارزشمندتري در مورد هيأتمديره بهدست خواهيم آورد.
اين شاخصها را ميتوان هم براي كل هيأتمديره و هم براي تكتك اعضاي هيأتمديره مورد تجزيه و تحليل قرار داد. پيشنهاد ميشود كه اندازهگيري همه شاخصهاي ارزيابي هيـأتمديره با استفاده از نمرات 1 تا 5 يا "مدل بلوغ" انجام شود كه در آن 1 به معني منفيترين جواب يا "هرگز" و 5 به معني مثبتترين جواب يا "هميشه" يا "عالي" است.
پاسخ
شاخص 1 2 3 4 5
هرگز عالي
1.
2.
1 2 3 4 5
3.
4.
به متخصصان خارج از سازمان
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
1 2 3 4 5
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
تغيير
38.
مديريت
نحوه عمل به اينگونه است كه دادهها (امتيازات) از مجموعه ده گروه عوامل (پرسشها) و شاخصهاي جدول فوق جمعآوري شده و سپس هيأتمديره به پنج سطح مختلف تقسيم ميگردد و عملكرد و كارآيي هيأتمديره مورد نظر نسبت به هيأتمديرههاي سازمانهاي مشابه مقايسه ميشود. مشابهت سازماني ميتواند در ساختار سازماني، قدمت، فعاليت و ديگر عوامل باشد.
گروههاي دهگانه عوامل و شاخصهاي جدول بالا عوامل اصلي و مهم يك سيستم پيشرفته ارزيابي عملكرد هيأتمديره را تشكيل ميدهند. كارت امتيازبندي هيأتمديره كه يك سـيستـم پـيشرفتــه و مــدرن ارزيــابي هـيـأتمــديره اسـت، اخــيراً تـوســط شـركـت Growth Strategies Inc ارائه شده است و قادر به ارزيابي عملكرد هيأتمديره در همه سطوح ميباشد.
5. نتيجهگيري
در اين مقاله استانداردهاي ملي و بينالمللي جديدي براي هيأتمديره تعريف گرديد كه تا حد ممكن بومي شدهاند. استانداردهاي تعيينشده بهطور يكسان براي هيأتمديرههاي شركتهاي انتفاعي و سازمانهاي غيرانتفاعي بزرگ يا كوچك و نيز هيأتمديرههاي بزرگ يا كوچك قابل اجرا ميباشد.
اين استانداردها و نيز گروه عوامل و شاخصهايي كه با استفاده از اين استانداردها تعيين شده است، اصول ارزيابي هيأتهاي مديره را تشكيل ميدهند.
هيأتهاي مديره با ارزيابي صحيح و درست خود معيارهاي ارزشمندي بدست ميآورند كه قادر خواهند بود فعاليتهاي خود را اولويتبندي كنند و براي رشد و تعالي برنامهريزي نمايند.
فرآيند رساندن عملكرد هيأتمديره به بهترين و مطلوبترين وضعيت آن، هيچگاه تا اين اندازه اهميت نداشته است. امروزه ديگر در شركتها و يا سازمانها، داشتن هيأتمديره ناكارآمد و يا نداشتن هيأتمديره قابل قبول نيست.
پايان
· گروه 2ـ عوامل سازماني/ رهبري
1. آيا قوانين و مقررات هيأتمديره بهموقع به اجرا درميآيد؟
2. آيا ساختار هيأتمديره مناسب است؟
3. آيا هيأتمديره سيستمي براي ارزيابي عملكرد كل هيأت و نيز تكتك اعضا دارد؟
4. آيا هيأتمديره كسي را در اختيار دارد كه مسوول نظارت بر امور اخلاقي باشد؟
5. آيا توافقنامه مكتوبي بين سازمان و اعضاي هيأتمديره وجود دارد كه در آن وظايف و مسووليتهاي اعضاي هيأتمديره مشخص شده باشد؟
6. آيا مدير ارشد اجرايي (مديرعامل) و رئيس هيأتمديره افراد متفاوتي هستند؟
7. آيا انتظارات و توقعات اعضاي هيأتمديره همواره تحقق مييابد؟
8. آيا كليه گزارشهاي پيشين هيأتمديره قابل دسترس و منظمشده است؟
· گروه 3ـ عوامل مربوط به فرآيند
1. آيا هيأتمديره به اندازه كافي تشكيل جلسه ميدهد؟
2. آيا كتابچه هيأتمديره حداقل يك هفته قبل از جلسه هيأتمديره تهيه و بين اعضا توزيع ميگردد؟
3. آيا اعضاي هيأتمديره مرتباً بدون حضور رئيس با هم ملاقات ميكنند؟
4. آيا در هريك از جلسات حداقل 80 درصد اعضاي هيأتمديره شركت ميكنند؟
5. آيا هيأتمديره سيستمي دارد كه اطلاعات مربوط به اقدامات خوب ساير هيأتمديرهها را جمعآوري كند؟
6. آيا هيأتمديره سيستمي دارد كه اقدامات خوب ساير هيأتمديرهها (بهترين عملكرد) را به سازمان معرفي نمايد و پيگيري كند كه آيا اين اقدامات در سازمان اجرا ميشود يا نه؟
· گروه 4 ـ عوامل مربوط به منابع
1. آيا كسي وجود دارد كه روابط بين اعضاي هيأتمديره را سرپرستي كند؟
2. آيا هيأتمديره بودجه كافي در اختيار دارد؟
3. آيا اعضاي هيأتمديره در جذب منابع جديد براي سازمان (مثل پول، روابط استراتژيك، خدمات تخصصي، مشتري و غيره) فعالانه عمل ميكنند؟
4. آيا هيأتمديره بهطور مرتب به توسعه استراتژي سازمان كمك ميكند؟
5. آيا هيأتمديره داراي بيمه مديران است؟
· گروه 5 ـ عوامل مربوط به نظارت مالي و پاسخگويي
1. آيا صورتجلسات، آراء و اقدامات هيأتمديره بهدرستي تنظيم شده است؟
2. آيا آييننامهاي وجود دارد كه بر اساس آن اعضاي هيأتمديره بتوانند فعاليتهاي سازمان را مورد رسيدگي قرار دهند؟
3. آيا جلسات هيأتمديره با حضور رئيس هيأتمديره تشكيل ميشود؟
4. آيا به اندازه كافي عضو خارج از سازمان در هيأتمديره هست؟
5. آيا هيأتمديره نتايج بررسيهاي انجامشده را مورد توجه قرار داده و براي سازمان تصميمهاي مالي اساسي ميگيرد؟
6. آيا اعضاي هيأتمديره عضو هيأتمديرههاي زيادي هستند، آيا درگيريهاي ديگري نيز دارند و آيا با اعضاي ديگر هيأتمديرهها نسبت خويشاوندي دارند؟
· گروه 6 ـ عوامل مربوط به تحول و ارتباطات سازمان
1. آيا هيأتمديره گزارش روشني از كمبودها و نارساييهاي خود ارائه ميكند؟
2. آيا هيأتمديره داراي طرح تحول است و آيا طبق اين طرح عمل ميكند؟
3. آيا هيأتمديره رهبري دارد كه بينش (چشمانداز) شفافي نسبت به آينده هيأتمديره داشته باشد؟
4. آيا هيأتمديره بينش شفافي نسبت به آينده سازمان، صنعت يا حرفه خود دارد؟
· گروه 7ـ عوامل مربوط به نحوه اداره سازمان
1. آيا هيأتمديره سازمان را اداره ميكند يا فقط مشاوره ميدهد؟
2. آيا بهعنوان نمونه 5 مورد از مسائل كليدي شركت كه هيأتمديره در آن حق رأي داشته باشد، وجود دارد؟