زمان ارزشمندترین سرمایه هر فرد، گروه و سازمان است . در واقع تنها سرمایه برگشت ناپذیر دراختیار انسان، زمان است ! زیرا تولید پول، ماشین و فناوری وحتی نیروی انسانی وابسته به صرف وقت و تامین زمان است و تنها سرمایه غیرقابل خریداری و غیرقابل تولید و بازیافت، زمان است.

حال این پرسش مطرح می شود که مدیریت زمان در این میان چه نقشی را ایفا می کند؟همه می دانند که زمان گذراست و دراختیار ما نیست و فرصت از دست رفته جبران ناپذیراست، پس مدیریت این سرمایه با چنین اهمیتی چه مفهومی می تواند داشته باشد؟

بسیاری از صاحبنظران مدیریت براین باورند که کاربرد مفهوم مدیریت زمان صحیح نیست و به جای آن استفاده از برنامه ریزی زمان مطلوب تر می باشد.

درواقع اکثر صاحبنظران علم مدیریت معتقدند که زمــــــان اساساً اداره شدنی نیست و نمی توان حرکت آن را کند یا تند ساخت از این رو از مدیریت زمان، مدیریت برخویشتن را استنباط می نمایند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهایی جهت جلوگیری از اتلاف وقت و استفاده حداکثر از زمان اکتفا می کنند، خواه ناخواه زمان می گذرد و در واقع ما هستیم که باید از آن به نحو احسن استفاده کنیم.

به یک تعبیر، مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است؛ شناخت صحیح و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند، اهمیت بسیار دارد، زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را ساده تر خواهیم کرد.

برخی از کارشناسان یک الگوی خاص و قالبی را جهت جلوگیری از هدررفتن وقت ارائه می دهند و در اصطلاح به آن مدیریت زمان می گویند که شامل سه اصل کلی (1) تشخیص هدف (2) تعیین اولویتها و (3) رعایت اولویتهاست.

آنچه این کارشناسان بیان می کنند تنها استفاده صحیح از وقت است، نه مدیریت زمان!

حال اینکه از شاخصه های مدیریت، کنترل بر عوامل مؤثر در آن است. نکته ای که تصور آن درمورد زمان عنصری محال و غیرممکن می نماید.

الک مکنـــــزی در کتاب "مدیریت بهره وری از زمان" کنتــــرل را چنین تعریف می کند: کنترل زمان بدین معناست که قصور در عدم بهره گیری کافی از زمان متوجه خود شخص و سازمان است نه سایر افراد و سازمانها.

از این رو باید با همه توان کوشید تا عادات جا افتاده را ترک کرد و باید بر کشش های منفی طبیعت انسانی چیره شد. این نوشته در صدد است که به موضوع کنترل زمان از دیدگاهی دیگر اشاره کند و دریچه ای دیگر بر روی این علم بگشاید زیرا به نظر می رسد که در سال های گذشته مبحث کنترل زمان در حاشیه قرار داشته است.

کنترل زمان و مدیریت بر آن یعنی به اختیار درآوردن بازده زمانی تأثیرگذار بر یک تصمیم و جداکردن آن از قطار زمان، به نحوی که گذر زمان بر آن تصمیم بی اثر شود. لحظه ای که ما توانایی آن را داشته باشیم که تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب کنیم که گذر زمان بر اجرای آنها بی تأثیر باشد؛ دیگر زمان در کنترل ما خواهدبود و مدیریت زمان مفهوم خواهد داشت.

بـــــه بیان دیگر، مدیریت زمان را می توان این گونه تعریف کرد: تثبیت عامل زمان درتصمیم گیری های آگاهانه. اگرچه اتخاذ یا انتخاب تصمیمی که به طور مطلق تأثیر زمان را بر آن تصمیم از بین ببرد تقریباً غیرممکن است اما می توان پویش های زمانی متنوعی را ایجاد کرد، درکنترل گرفت و بر آن مدیریت کرد.

به عنوان مثال، اگر یک مدیر باتوجه به طول دوره رشد عمر فرآورده، درصدد تولید همان فرآورده یا فرآورده ای جدید با قابلیت های بهتر برآید و منحصر به فرد بودن کالای خود را حفظ کند تأثیرگذاری زمان بر محصول خویش را برای مدتی متوقف نموده است .

·                                 تمام وقت خود را به عنوان وقت از دست رفته به حساب بياوريد و تلاش كنيد از هر لحظه احساس رضايت كنيد.

·                                 از هر كاری كه انجام می‌دهيد، لذت ببريد.

·                                 سعی كنيد هميشه خوش‌بين باشيد و در زندگی‌تان در جستجوی خوبی باشيد.

·                                 برای ساختن پايه‌های موفقيت‌تان به دنبال راه‌های مناسب باشيد.

·                                 دست از سرزنش‌كردن خودتان بابت شكست‌هايی كه خورده‌ايد برداريد.

·                 به خود يادآوری كنيد، "هميشه وقت كافی برای چيزهای مهم وجود دارد". اگر موردی واقعا بااهميت است، بايد برای انجام آن وقت بگذاريد.

·                                 به طور مداوم دنبال راه‌هايی بگرديد تا وقت آزاد پيدا كنيد.

·                                 عادت‌های قديمی خود را مورد بازبينی قراردهيد و در جستجوی راه‌هايی برای تغيير يا حذف آن‌ها باشيد.

·                                 سعي كنيد از زمان‌های انتظار برای مرور يادداشت‌هايتان استفاده كنيد و يا مشكلی را حل كنيد.

·                                 همواره كاغذ يا تقويمی برای نوشتن مواردی كه بايد انجام دهيد به همراه داشته باشيد.

·                 هرماه هدف‌های زندگی‌تان را مورد بازبينی و تجديدنظر قرار دهيد و از اين امر اطمينان حاصل نماييد كه برای رسيدن به اين اهداف، روزانه پيشرفت می‌نماييد.

·                                 درباره اهدافتان در منزل يا محل كارتان مواردی جهت يادآوری قرار دهيد.

·                                 هميشه آن‌ها را به عنوان اهداف بلندمدت خود به خاطر داشته باشيد.

·                                 براي هرروز خود، صبح همان‌روز يا شب‌قبل برنامه‌ريز‌‌ی كنيد و موارد آن را برای خود اولويت‌بندی نماييد.

·                 ليستی از كارهايی كه هرروز می‌بايست انجام شود تهيه و نگه‌داری كنيد، اولويت‌بند‌ی نماييد و مهم‌ترين آن‌ها را در طی روز به محض آن‌كه توانستيد انجام دهيد. در پايان‌روز به طور خلاصه پيشرفت خود را ارزيابی كنيد.

·                 به ماهی كه در پيش رو داريد نظری افكنده و سعي كنيد آن‌چه ممكن است اتفاق بيفتد را پيش‌بيني نماييد. بدين ترتيب بهتر می‌توانيد برای اوقات خود برنامه‌ريزی كنيد.

·                                 وقتی توانستيد كارهای برنامه‌ريزی‌شده خودتان را به موقع انجام دهيد به خودتان به‌خصوص در موارد مهم پاداش بدهيد.

·                                 مهم‌ترين موارد را اول انجام بدهيد.

·                                 به خودتان و قضاوتتان در مورد اولويت‌بندی‌هايتان اعتماد كرده و به هر طريقی با آن‌ها ارتباط تنگاتنگ برقرار نماييد.

·                                 وقتی كه درمی‌يابيد داريد وقت‌گذرانی می‌كنيد از خود بپرسيد: "از چه چيزی طفره می‌روم؟"

·                 از مشكل‌ترين قسمت كار شروع كنيد، بدين ترتيب هم بدترين قسمت كار انجام شده هم ممكن است دريابيد كه مجبور نيستيد بقيه‌ی كارهای كوچك را انجام دهيد.

·                                 وقتی دريافتيد كه درگير يك پروژه‌ی بی‌نتيجه شده‌ايد، هرچه سريع‌تر دست از ادامه‌‌ی كار برداريد.

·                                 در يك‌زمان، فقط رو‌ی يك‌چيز تمركز كنيد.

·                                 تلاش خود را روی مواردی متمركز كنيد كه منافع بلندمدت را دربردارند.

·                                 خودتان رادر فشار بگذاريد و ثابت قدم باشيد، به‌خصوص وقتی كه می‌دانيد كار را به درستی انجام می‌دهيد.

·                                 به کارتان مطمئن باشيد و هر وقت كه ممكن باشد برای خود ضرب‌العجل تعيين كنيد

·                                 هروقت كه ممكن است مسووليت‌های خود را تفويض نماييد.

·                                 در موقع نياز مشورت كنيد.

منبع : پابرهنهء برخط